Svečias prašo įsiregistruoti anksčiau – ką atsakyti?

Jei administruojate trumpalaikės nuomos būstą ilgiau nei kelias savaites, tikėtina, kad jau esate gavę tą ypatingą žinutę.

„Sveiki, atvykstame į miestą apie 11 val., ar būtų galimybė įsiregistruoti anksčiau?“

Arba kita versija:

„Mūsų autobusas tik vakare, gal galėtume išsiregistruoti vėliau?“

Ir tada prasideda tas mažas vidinis šeimininko konfliktas. Viena vertus, norisi būti geru žmogumi. Svečiai atvyksta pavargę, su lagaminais, gal po ilgos kelionės, gal su vaikais, gal į miestą atvažiavo tik vienai nakčiai ir nori išspausti iš tos kelionės kiek įmanoma daugiau. Suprantama, negi patys nesam buvę tokioj situacijoj keliaudami?

Kita vertus, tarp vienų svečių išvykimo ir kitų atvykimo dažnai yra ne stebuklinga tuščia erdvė, o labai konkretus laiko tarpas, per kurį reikia sutvarkyti būstą, išskalbti ar pakeisti patalynę, patikrinti, ar niekas nesulūžo, papildyti trūkstamas smulkmenas ir dar, idealiu atveju, neprarasti sveiko proto. O jei tą pačią dieną išvyksta kokie 4 butai?

Todėl ankstyvas įsiregistravimas ir vėlyvas išsiregistravimas trumpalaikėje nuomoje atrodo kaip smulkmena tik svečio akimis. Šeimininkui tai dažnai yra visa logistikos grandinė.

Kodėl svečiai taip dažnai prašo ankstyvo įsiregistravimo?

Man atrodo, svarbu pradėti nuo to, kad svečiai prašo ankstyvo įsiregistravimo ne su mintimi apsunkinti gyvenimą. Jie tiesiog planuoja savo kelionę iš savo pusės.

Autobusas atvyksta ryte. Traukinys atvyksta per pietus. Lėktuvas nusileidžia 10 valandą. Mieste jie pirmą kartą, rankose lagaminai, oras gal ne pats geriausias, o įsiregistravimas nurodytas nuo 15 valandos.

Žiūrint iš svečio pusės, klausimas visiškai logiškas: „Jeigu butas tuščias, kodėl negalėčiau ateiti anksčiau?“

Tik čia ir yra tas mažas „jeigu“.

Nes būstas nebūtinai tuščias. O jei ir tuščias, nebūtinai sutvarkytas. O jei sutvarkytas, gal dar reikia patikrinti, ar viskas vietoje. O jei viskas vietoje, gal kodas dar nepakeistas, rankšluosčiai dar džiūsta, o valytoja tuo metu yra visai kitame miesto gale tvarko kitą būstą..

Trumpalaikėje nuomoje labai dažnai atrodo, kad kalbame apie vieną papildomą valandą. Realybėje ta viena valanda gali sugriauti visą dienos grafiką.

Kodėl nereikėtų žadėti per anksti?

Aš pati šioje vietoje laikausi vienos taisyklės: nežadėti to, ko negaliu garantuoti.

Tai nereiškia, kad reikia būti griežtam ir šaltam šeimininkui. Anaiptol. Man atrodo, svečiams daug geriau pasakyti: „Jeigu būstas bus paruoštas anksčiau, būtinai jus informuosiu“, negu pažadėti ankstyvą įsiregistravimą, o tada paskutinę minutę aiškintis, kodėl nepavyksta.

Nes kas nutinka, kai pažadame?

Svečias susiplanuoja dieną pagal tą pažadą. Atvyksta anksčiau. Stovi prie durų. Rašo žinutę. Skambina. O tuo metu būste dar vyksta tvarkymas, valytoja valo vonią, o ant lovos dar nėra patalynės.

Tai nėra trokštamas dienos scenarijus nei svečiui, nei šeimininkui.

Todėl geriausia komunikacija man atrodo tokia, kuri palieka galimybę padėti, bet nekuria lūkesčio, kad ankstyvas įsiregistravimas yra garantuotas.

Pavyzdžiui:

Paprasta, aišku ir be pažadų, kurių paskui reikia gailėtis.

O kaip su vėlyvu išsiregistravimu?

Vėlyvas išsiregistravimas iš pirmo žvilgsnio atrodo dar paprastesnis. Na kas čia tokio, jei svečias išeis ne 11 valandą, o 13 valandą?

O bet tačiau.

Jei tą pačią dieną atvyksta kiti svečiai, kiekviena valanda tampa svarbi. Ypač jei būstas didesnis, jei svečiai gyveno kelias dienas, jei buvo gaminta, jei reikia daugiau skalbimo, jei kažkas palikta ne taip tvarkingai, kaip norėtųsi. Ir to mes nežinome iki paskutinės minutės, kai po svečių išvykimo praveriame būsto duris.

Ir dar vienas momentas – vėlyvas išsiregistravimas dažnai nėra „dar viena valanda“. Kartais svečiai sako „vėliau“, bet mintyse turi „iki vakaro“. Nes autobusas 18 valandą. Arba renginys baigiasi 16 valandą. Arba norisi dar pasivaikščioti, o daiktus palikti bute.

Čia labai svarbu nepalikti vietos interpretacijoms.

Ne „galėsite šiek tiek vėliau“, o konkrečiai: „galėsite išvykti iki 12 val.“ arba „šį kartą galime pasiūlyti papildomą valandą“.

Nes „šiek tiek vėliau“ vienam žmogui yra 30 minučių, o kitam – pusė dienos. Ir abu savaip teisūs. Tik šeimininkui paskui skauda galvą.

Mano mėgstamiausias sprendimas: ne tik atsakyti „ne“, bet pasiūlyti ką daryti

Man atrodo, viena didžiausių klaidų yra tiesiog parašyti: „Deja, negalime.“

Kartais tikrai negalime. Ir tai normalu. Bet svečiui nuo to nepasidaro aiškiau, kur dėti lagaminą, ką veikti tris valandas ir kaip neišsikrauti telefono ieškant sprendimo.

Todėl aš stengiuosi ne tik atsakyti į klausimą, bet ir padėti susiplanuoti tą nepatogų tarpą.

Mano mieste nėra tokių bagažo saugojimo vietų, su kokiomis esu susidūrusi Europos didmiesčiuose. Ten kartais atrodo, kad lagaminą gali palikti vos ne kas antrame kvartale. Programėlės, saugyklos, viešbučiai, stotelės – pasirinkimo daug.

Mažesniame mieste viskas gali būti šiek tiek kitaip.

Bet pvz., pas mane yra autobusų stotis, kuri teikia bagažo saugojimo paslaugą. Ir tai, mano akimis, labai geras variantas. Ypač todėl, kad vieta yra prekybos centre, kuriame yra restoranai, kavinės, parduotuvės. Šalia galima rasti ką pavalgyti, nusipirkti reikalingų smulkmenų, pasivaikščioti. Netoliese yra ir šokolado muziejus.

Trumpai tariant, galima ne tiesiog „laukti įsiregistravimo“, o visai normaliai ištempti kelias valandas: palieki lagaminus, pavalgai, pasivaikštai, gal dar kažką aplankai, ir jau tada ramiai atvyksti į būstą.

Svečiui tai skamba visai kitaip nei sausas „įsiregistravimas tik nuo 15 val.“

Ką rašau svečiams, kai jie klausia dėl ankstyvo įsiregistravimo?

Žinutė nebūtinai turi būti ilga. Bet ji turi būti aiški, draugiška ir naudinga.

Pavyzdžiui:

„Sveiki, standartinis įsiregistravimo laikas yra nuo 15 val. Jei būstas bus paruoštas anksčiau, būtinai jums parašysiu ir galėsite atvykti iš karto. Iš anksto ankstyvo įsiregistravimo pažadėti negaliu, nes tai priklauso nuo tos dienos tvarkymo grafiko.

Jeigu į miestą atvykstate anksčiau, galite pasinaudoti bagažo saugojimo paslauga autobusų stotyje. Ji yra prekybos centre, tad patogu palikti lagaminus, pavalgyti, išgerti kavos ar pasivaikščioti, kol būstas bus paruoštas.“

Tokia žinutė išsprendžia kelis dalykus vienu metu.

• Svečias žino, kad jūs jo prašymą išgirdote.
• Svečias supranta, kad ankstyvas įsiregistravimas priklauso nuo realių aplinkybių.
• Svečias gauna alternatyvą, ką daryti iki įsiregistravimo.

Ir kartais to visiškai pakanka, kad svečias jaustųsi gerai, net jei fiziškai į būstą anksčiau patekti negali.

Ką rašyti dėl vėlyvo išsiregistravimo?

Su vėlyvu išsiregistravimu aš būčiau dar atsargesnė. Ypač jei tą pačią dieną turite kitą rezervaciją.

Galimas atsakymas:

„Standartinis išsiregistravimo laikas yra iki 11 val. Jei tą dieną neturėsime kito atvykimo arba tvarkymo grafikas leis, galėsime pasiūlyti šiek tiek daugiau laiko. Deja, iš anksto to pažadėti negaliu. Jeigu bus galimybė, parašysiu jums išvykimo dienos rytą.“

Visgi, patirtis rodo, jog net jei žinau, kad būsimi svečiai atvyks pavakaryje, jog tvarkymuisi pasiruošta ir nesklandumų nėra, gyvenimas gali apsisukti 180 laipsnių per kelias akimirkas. Todėl jei dėl atvykimo galiu parašyti svečiui žinutę, jog „butas jau paruoštas, galite atvykti jums patogiu metu”, tai išvykimo stengiuosi neleisti ilgiau nei 30 minučių.

Paprastai renkuosi tokį atsakymą:

„Deja, šį kartą vėlyvo išsiregistravimo pasiūlyti negalėsime, nes tą pačią dieną atvyksta kiti svečiai ir turime palikti pakankamai laiko tvarkymui. Jei reikia kažkur palikti lagaminus, galite pasinaudoti bagažo saugojimo paslauga autobusų stotyje.“

Vėlgi, svarbu ne tik pasakyti „ne“, bet ir pasiūlyti sprendimą.

Yra tik viena situacija, kuomet laisvai žiūriu į išvykimo laiką – kuomet svečias apsistoja ilgiau nei 3 savaites. Po 3-4 savaičių tvarkymosi daug daugiau, įvairių pakeitimų, smulkių papildymų daug daugiau, tad paprastai nestresuoju ir palieku dienos tarpą tarp ilgos rezervacijos ir sekančios galimos rezervacijos. Taip, kad ar žmogus išvyks 11 ar 14 valandą nesudaro daug skirtumo, nes turiu visą dieną iki kitos 15 val tvarkymui.

Kada verta leisti atvykti anksčiau?

Jei būstas jau paruoštas, viskas patikrinta, kodai veikia, patalynė vietoje, rankšluosčiai sudėti ir nėra jokios rizikos – kodėl ne?

Man atrodo, ankstyvas įsiregistravimas yra viena tų smulkmenų, kuri svečiui gali labai pagerinti pirmą įspūdį. Ypač jei jis to nesitikėjo.

Bet čia svarbus žodis – jei.

• Jei tikrai paruošta.
• Jei nereikia skubinti tvarkymo.
• Jei nereikia valytojai sakyti „gal galite greičiau“.
• Jei nereikia pačiam bėgti per miestą tikrinti, ar viskas gerai.
• Jei tai nesukuria papildomo chaoso.

Nes ankstyvas įsiregistravimas neturi būti daromas tvarkos sąskaita.

Ir tada jau geriau svečias įeina 15 valandą į tikrai tvarkingą būstą, negu 13 valandą į tokį, kuriame dar jaučiasi skubėjimo pasekmės.

Ar verta imti mokestį už ankstyvą įsiregistravimą?

Čia jau kiekvieno šeimininko pasirinkimas. Kai kurie taiko papildomą mokestį už ankstyvą įsiregistravimą ar vėlyvą išsiregistravimą. Ir tam tikrose situacijose tai logiška, ypač jei svečias nori labai ankstyvo atvykimo ar beveik visos papildomos dienos.

Bet asmeniškai aš labiau linkusi į kitą logiką: jei galiu įleisti anksčiau be papildomo darbo ir išlaidų, geriau tai padaryti kaip malonų gestą. Svečiai dažnai tai įvertina. O pirmas įspūdis trumpalaikėje nuomoje tikrai daug reiškia.

Tačiau jei svečias nori atvykti ryte, kai standartinis įsiregistravimas yra po pietų, verta pasiūlyti rezervuoti ir ankstesnę naktį. Nes čia jau nebe „truputį anksčiau“. Čia praktiškai papildoma nakvynės dalis.

Tas pats ir su išsiregistravimu vakare. Jei svečias nori laikyti būstą iki 18 valandos, o jūs tą dieną negalite priimti naujos rezervacijos, tai jau turi labai aiškią kainą.

Kokia kaina – irgi priklauso nuo viešnagės trukmės. Jei užsako vieną naktį ir nori dar papildomo pusdienio – pritaikoma papildomos dienos kaina. Jei atvyksta savaitei ir nori pusdienio – dažniau renkuosi simbolinį mokestį.

Kaip optimizuoti atsakymus?

Labai rekomenduoju šią informaciją turėti ne tik galvoje, bet ir paruoštose žinutėse.

Galima turėti išsaugotus laiškų šablonus:

• trumpą tekstą apie įsiregistravimo laiką;
• atskirą atsakymą dėl ankstyvo įsiregistravimo;
• atskirą atsakymą dėl vėlyvo išsiregistravimo;
• informaciją apie bagažo saugojimo vietą;
• kelias rekomendacijas, ką svečiams veikti iki atvykimo.

Tai nėra didelis darbas, bet labai palengvina komunikaciją. Nes kai tą pačią žinutę reikia rašyti dešimtą kartą, pradedi arba trumpinti per daug, arba atsakinėti su lengvu vidiniu nuovargiu. O svečias juk nežino, kad jis šiandien jau trečias, kuris klausia to paties.

Paruoštos žinutės gelbsti. Labai.

Ankstyvas įsiregistravimas ir vėlyvas išsiregistravimas nėra problema savaime. Problema prasideda tada, kai nėra aiškios taisyklės, nėra ribų ir nėra alternatyvų.